Todo o conjunto de processos que envolvem a gestão do patrimônio inicia necessariamente pelo mapeamento dos itens do ativo fixo, com absoluta integridade na coleta de informações sobre os atributos pertinentes a cada item localizado.

O rigor na conformidade dessa coleta irá determinar o sucesso do resultado final obtido pelo encadeamento de todos os demais processos.    Cumpre notar, todavia, que o simples empenho dos profissionais encarregados dessa tarefa não representa, por si só, o sucesso desse empreendimento.    Faz-se, portanto, necessária a adoção de uma metodologia que determine a certificação dos dados obtidos.

No perfeito entendimento desse quesito, a  ACS adotou uma metodologia que certifica tanto a criação quanto os constantes ajustes dessas bases de dados, via dois pilares de sustentação: Conformidade e  Transparência.   Como parte dessa metodologia, e somente como exemplos de atendimento a esses pilares, documentos de aceite e certificação (registrada pelos responsáveis das diversas áreas da empresa mapeadas por varreduras de ativo fixo), são produzidos, bem como documentos de auditagens por amostragens, nos mesmos moldes, são também incorporados aos processos.

A ACS também desenvolveu uma ferramenta própria, o GOW – Gerenciamento do Outsourcing via Web, baseada no conceito Kanban, que apresenta - aos integrantes do time de clientes envolvidos nos projetos - cada tarefa agendada, os passos de cada um dos procedimentos pré-dimensionados e as suas respectivas evoluções atualizadas.

Outra ferramenta própria que a ACS utiliza  nesses  trabalhos é o IAFmobile, um Pocket-PC que captura os códigos de barras dos itens localizados e verifica automaticamente a existência ou não do seu registro nos processos de controle que a empresa utiliza.  Caso não exista, esse cadastramento é imediatamente providenciado, bem como a identificação física do ativo por etiquetamento.

O atendimento aos padrões FASB, em total conformidade com o Comitê de Pronunciamentos Contábeis, são características devidamente contempladas.  E nesta fase dos processos é que se inicia a formação das Unidades Geradoras de Caixa, quesito primordial para os Testes de Imparidade.

Destaque-se, assim, que as atividades de varredura do ativo imobilizado, a partir das novas diretrizes internacionais, passam muito longe de poderem ser consideradas tarefas meramente operacionais, uma vez que esses processos embasam o ciclo inteiro das atribuições neste novo arcabouço conceitual que passou a fazer parte desta área de negócios.