Em atendimento à solicitação de um tradicional cliente, a ACS desenvolveu e implantou, em sua área de OutSourcing , os processos inerentes à Gestão de Reembolso de Despesas. Incentivada pelo sucesso observado nos resultados dessa operação, e mediante o alto grau de satisfação desse cliente, a ACS resolveu incluir mais este item à sua linha de Serviços.
Aqueles que já estiveram expostos ao compromisso de manter em perfeita conformidade processos dessa natureza, conhecem o crescimento exponencial de sinergias internas, tanto operacionais quanto executivas, e os custos e potencial de geração de problemas que o assunto envolve.
Por tratar-se de uma área onde as respostas, que representam contrapartidas monetárias, enfrentam o desafio de atender agendas fixas frente a um universo de variáveis de difícil previsão - o que agrega a necessidade de julgamentos pontuais - a total transparência e conformidade dos processos envolvidos tomam dimensão crítica quando operados internamente. Quando trabalhados externamente ao ambiente da empresa, transmitem aos diretamente interessados nessas respostas a notoriedade da importância com que o assunto é tratado pela organização. Este atributo normalmente resulta em colaboração e compreensão, fatores determinantes para a manutenção de um bom ambiente de trabalho.
Assim, a difícil missão de glosar ou indeferir o reembolso de despesas declaradas, ou simplesmente necessitar de melhor embasamento documental para o processo de aprovação, seja de funcionários ou terceiros, quando mantida externamente ao ambiente de trabalho, permite certa conservação de relacionamentos e diminui em ampla dose os riscos de desgastes interpessoais.
Um detalhe que salta aos olhos quando as empresas se deparam com uma operação de outsourcing de processos é a imediata assimilação de expertise, traduzido por uma base de melhores práticas, essas apreendidas pelo novo parceiro em ambientes semelhantes.
Especificamente com relação aos processos de Gestão do Reembolso de Despesas, podemos destacar:
- Agendas de recebimentos e ciclos de processamento
- Digitalização dos documentos e subordinação aos processos
- Critérios de Aceitação
- Níveis de autoridade
- Aprovadores autorizados
- Solução de pendências
- Encerramento de processos